เขียน E-mail อย่างไร ให้ดูเป็นมืออาชีพ

เริ่มการกล่าวทักทายกันก่อน เมื่อเราจะเริ่มการสนทนานั้นการทักทายเป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะเป็นสิ่งที่ทำให้ผู้รับรู้สึกประทับใจ และสัมผัสได้ว่าได้พูดคุยกับผู้มีมารยาท

เริ่มต้นด้วยคำศัพท์ที่อยู่ในส่วนประกอบของอีเมล์กันก่อนเลย

E-mail (Electronic mail) :: จดหมายอิเลคทรอนิคส์ที่ส่งถึงกันไปมาในอินเตอร์เน็ต

E-mail Address:: ที่อยู่ทางอีเมล์ คล้าย ๆ กับที่อยู่ที่จ่าหน้าบนซองจดหมายทั่ว ๆ ไป

Inbox:: ที่สำหรับเก็บอีเมล์ ที่มีผู้ส่งเข้ามา

Outbox::ที่เก็บอีเมล์ ที่กำลังจะส่งออกไปหาผู้อื่น

Sent Items::ที่เก็บอีเมล์ ที่เราได้เคยส่งออกไปหาผู้อื่นแล้ว

Delete Items::ที่เก็บอีเมล์ ที่ได้ทำการลบทิ้งจาก Inbox แต่ยังเก็บสำรองไว้อยู่

Drafts:: ที่เก็บอีเมล์ สำหรับใช้เก็บอีเมล์ต่าง ๆ ชั่วคราว ซึ่งอาจจะมีหรือไม่มีก็ได้

Compose / New Mail :: เป็นการส่งอีเมล์ใหม่ ไปหาผู้อื่น

Subject:: หัวข้อของอีเมล์ที่เราจะเขียนหรือส่งออกไป

Attach::การแนบไฟล์เอกสาร หรือโปรแกรมต่าง ๆ ไปกับอีเมล์ฉบับนั้น

Address Book::สมุดรายชื่อของอีเมล์ต่าง ๆ ที่เราสามารถเก็บไว้ เพื่อให้นำมาใช้งานได้ง่ายขึ้น

Cc: (Carbon Copy):: เป็นการส่ง mail ให้กับผู้รับหลาย ๆ คน โดยที่ทุกคนทราบว่า จดหมายฉบับนี้ ถูกทำสำเนา เพื่อที่จะส่งให้ผู้รับหลายคน

Bcc: (Blind Carbon Copy) :: เป็นการส่ง mail ให้กับผู้รับหลาย ๆ คนโดยที่ทุกคนไม่ทราบว่า จดหมายฉบับนี้ถูกทำสำเนาเพื่อที่จะส่งให้ผู้รับหลายคน

Reply::หมายถึง การส่งตอบจดหมายกลับไปยังผู้ส่ง

Reply All จะเป็นการตอบอีเมล์ ที่ผู้ส่ง ส่งมาถึงเรา และส่งกลับไปให้ทุกคนที่มีชื่ออยู่ในอีเมล์ฉบับนั้นด้วย

Forward:: หมายถึง ส่งไปทั้งต้นฉบับ

พร้อมแล้วมาดูเทคนิคการเขียนอีเมล์ให้ถูกต้องและเขียนอย่างมืออาชีพกันดีกว่า ลุยเลย

1. เริ่มด้วยการกล่าวทักทาย

เริ่มการกล่าวทักทายกันก่อน เมื่อเราจะเริ่มการสนทนานั้นการทักทายเป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะเป็นสิ่งที่ทำให้ผู้รับรู้สึกประทับใจ และสัมผัสได้ว่าได้พูดคุยกับผู้มีมารยาท คำทักทายในอีเมลไม่มีอะไรมากมายค่ะ เพียงใช้คำสั้นๆง่ายๆ

เช่น Dear (ชื่อผู้รับ) และหากจะให้ดูเป็นทางการมากยิ่งขึ้นก็ควรใช้นามสกุลของผู้ที่เราต้องการจะติดต่อ

ตัวอย่างเช่น Dear Mr. Potter

Dear Sir/ Madam,

Dear Mr/ Ms Jones,

Dear Dr Smith,

ในกรณีที่เราไม่ทราบชื่อของผู้ติดต่อเราสามารถทักทายแบบกว้างๆได้ว่า Dear Sir/Madam หรือ To whom it may concern ก็ได้

2. บอกจุดประสงค์ของเราให้ผู้รับได้ทราบ

ตัวอย่างเช่น I am writing to…. หรือ I am writing with regard to…

หากจะส่งอีเมลล์ให้ลูกค้าหลังจากคุยโทรศัพท์เสร็จก็อาจใช้ประโยคให้สุภาพขึ้น เช่น With reference to our telephone conversation, I would….

หรือประโยคเหล่านี้

We are happy to let you know that…..

I am glad to inform you that…..